Πώς να πολλαπλασιάσετε την παραγωγικότητα με το Outlook με 13 απλές πρακτικές

Χάρη στη διεπαφή μετρό των Windows 8, μπορούμε να απολαμβάνουμε διαφορετικές δωρεάν εφαρμογές που θα μας βοηθήσουν στην καθημερινή μας ζωή. Σήμερα θα σας πούμε πώς να πολλαπλασιάσετε την παραγωγικότητα με το Outlook χάρη σε 13 απλές πρακτικές.

Το να έχουμε έναν καλό διαχειριστή email μέσω του οποίου μπορούμε να έχουμε πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με το email, τα κοινωνικά δίκτυα και τις επαφές μας, είναι κάτι βασικό και απαραίτητο σήμερα. Χάρη στη διεπαφή του μετρό και την εφαρμογή Outlook, μπορούμε να πολλαπλασιάσουμε γρήγορα την παραγωγικότητά μας

Αναζήτηση επαφών και προσθήκη στον πίνακα μας

Χάρη σε αυτήν την εφαρμογή με τη σύγχρονη διεπαφή του Metro, μπορούμε αναζητούμε επαφές εύκολα και απλά, απολαμβάνοντας έτσι τα πλεονεκτήματα της ύπαρξης το συγχρονισμένο ημερολόγιό μας ανεξάρτητα από τον υπολογιστή που βρισκόμαστε.

Για να το κάνουμε αυτό, θα πάμε στις "Επαφές" που βρίσκεται στα αριστερά, θα κάνουμε κλικ στο "Αναζήτηση" και θα ανοίξει η διεπαφή "Επαφές".

Μόλις μπούμε, μπορούμε να κάνουμε κλικ σε μία ή περισσότερες επαφές, έχοντας τη δυνατότητα να τις προσθέσουμε χρησιμοποιώντας το κουμπί προσθήκης, που βρίσκεται στην κάτω δεξιά περιοχή της οθόνης μας.

Επισήμανση επαφών ως αγαπημένων

Μόλις επιλέξουμε διαφορετικές επαφές, μπορούμε να επιλέξουμε τις επαφές που χρησιμοποιούμε πιο συχνά στα email μας, για να μπορούμε να αποκτήστε πρόσβαση από το αριστερό πλαίσιο με πιο γρήγορο και επιλεκτικό τρόπο.

Καθώς έχουμε συνηθίσει να αντιμετωπίζουμε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα, η δυνατότητα επισήμανση επαφών ως αγαπημένων, θα διευκολύνει τη δουλειά μας, εξοικονομώντας μας χαμένο χρόνο προσπαθώντας να αναζητήσουμε αυτές τις επαφές στην κύρια λίστα.

"

Για να το κάνετε αυτό, κατά την εμφάνιση της λίστας επαφών, θα κάνουμε κλικ στο σύμβολο αστεριού για να έχουμε πιο γρήγορη πρόσβαση σε αυτές τις επαφές ."

Διαμόρφωση διαφόρων email

Χάρη στην εφαρμογή αλληλογραφίας των Windows 8, μπορούμε να ρυθμίσουμε πολλούς λογαριασμούς email. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούμε να στέλνουμε και να λαμβάνουμε email από την ίδια εφαρμογή, χωρίς να χρειάζεται να έχουμε πρόσβαση στις διαφορετικές ιστοσελίδες κάθε παρόχου email.

Για να γίνει αυτό, εκτελούμε τα ακόλουθα βήματα:

1. Μόλις είμαστε μέσα στην εφαρμογή αλληλογραφίας, τοποθετήστε το ποντίκι στη δεξιά πλευρά της οθόνης και κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις

   

2. Κάνουμε κλικ στο Λογαριασμοί

   

3. Και τώρα κάνουμε κλικ με το αριστερό ποντίκι στο Προσθήκη λογαριασμού. Από εδώ θα επιλέξουμε τον τύπο λογαριασμού που θέλουμε να προσθέσουμε και θα ακολουθήσουμε τις οδηγίες που θα εμφανιστούν στην οθόνη μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία.

   

Με αυτά τα απλά βήματα θα ρυθμίσουμε όλους τους λογαριασμούς email μας στην εφαρμογή μας Windows 8 Outlook.

Αποστολή αυτόματων απαντήσεων

Χάρη στην εφαρμογή Outlook για Windows 8, θα έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργούμε αυτόματες απαντήσεις, , έτσι ώστε να μπορούμε να απαντάμε αυτόματα στο διαφορετικά μηνύματα που λαμβάνουμε. Έτσι δεν θα υπάρχουν δικαιολογίες για να μην απαντάτε στα email.

Για να το κάνουμε αυτό, θα κάνουμε κλικ στο "Εισερχόμενα" και θα πάμε στην κάτω περιοχή με την κύλιση μέχρι να διαβάσουμε το μήνυμα " Για να λάβετε μηνύματα παλαιότερα από ένα μήνα, μεταβείτε στις ρυθμίσεις”

Από αυτό το παράθυρο μπορούμε να δημιουργήσουμε μια αυτόματη απόκριση και να την ενεργοποιήσουμε ή να την απενεργοποιήσουμε.

Συγχρονισμός επαφών, ημερολογίου και αλληλογραφίας

Μια άλλη επιλογή που μπορούμε να πραγματοποιήσουμε είναι να συγχρονισμός διαφορετικών λογαριασμών που έχουμε σε άλλα κοινωνικά δίκτυα ή παρόχους email και να τους ενσωματώσουμε σε το Outlook μας.Για να το κάνουμε αυτό, θα πάμε στην οθόνη διαμόρφωσης όπως στην προηγούμενη περίπτωση.

Από εδώ, μπορούμε να συγχρονίσουμε το ημερολόγιό μας, τις επαφές μας από την εφαρμογή επαφών και τα διάφορα email.

Χρησιμοποιήστε ειδική υπογραφή στο ταχυδρομείο

Μας αρέσει πάντα να επισημαίνουμε τα email μας με μια ελκυστική υπογραφή στην οποία υποδεικνύουμε ορισμένες πληροφορίες κοινές για όλα τα email που θέλουμε να συντάξουμε και στείλτε το στις διάφορες επαφές μας.

Για να το κάνουμε αυτό, από την οθόνη configuration, μπορούμε να πάμε στη συγκεκριμένη περιοχή όπου μπορούμε να αλλάξουμε αυτήν την ηλεκτρονική υπογραφή. Σε αυτό μπορούμε να ενσωματώσουμε προσωπικές πληροφορίες όπως το πλήρες ονοματεπώνυμό μας, τα στοιχεία απασχόλησης, την εκπαίδευσή μας, τους συνδέσμους μας σε ιστολόγια και κοινωνικά δίκτυα ή οτιδήποτε άλλο θέλουμε.

Διαμόρφωση διαφορετικών επιλογών αλληλογραφίας

Εκτός από όλα, χάρη στην ευελιξία της νέας εφαρμογής Outlook Mail για Windows 8 κάτω από τη διεπαφή του metro, μπορούμε να διαμορφώσουμε διαφορετικές επιλογές στους λογαριασμούς email μας, όπως τον τρόπο δημιουργίας λίστας μηνυμάτων σε ομάδες, πώς να εμφανίσετε τις συνομιλίες, ακόμα και να αλλάξετε το στυλ και το προεπιλεγμένο χρώμα της γραμματοσειράς με την οποία γράφουμε τα email. Για να γίνει αυτό, πρέπει να εκτελέσουμε τα ακόλουθα βήματα:

1. Για να ξεκινήσουμε, πηγαίνουμε στην περιοχή διαμόρφωσης όπως έχουμε υποδείξει σε προηγούμενα σημεία.

   

2. Μόλις μπείτε, κάντε κλικ στο Επιλογές

   

3. Και καταρχήν μπορούμε να επιλέξουμε αν θέλουμε να βλέπουμε τα μηνύματα αλληλογραφίας μεμονωμένα ή ομαδοποιημένα ως συνομιλία.

   

4. Μια άλλη επιλογή που μπορούμε να ενεργοποιήσουμε είναι η εμφάνιση των στοιχείων που αποστέλλονται σε αυτές τις συνομιλίες. ντο

   

5. Μπορούμε επίσης να ρυθμίσουμε εάν θέλουμε να επισημαίνεται ως αναγνωσμένο ή όχι κατά την επιλογή ενός μηνύματος.

   

6. Και τέλος, μπορούμε να επιλέξουμε τη γραμματοσειρά του κειμένου μας, καθώς και το μέγεθος και το χρώμα.

   

Επισήμανση email ως ανεπιθύμητων

Μια άλλη επιλογή που έχουμε στην εφαρμογή Windows 8 Outlook είναι να μπορούμε να επισημάνουμε τα email ως ανεπιθύμητα. Με αυτόν τον τρόπο, η εφαρμογή θα θυμάται αυτούς τους αποστολείς ως ανεπιθύμητους και δεν θα βλέπουμε ξανά email από τον εν λόγω λογαριασμό στα εισερχόμενά μας.Τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε είναι τα εξής:

1. Κάνουμε κλικ με το αριστερό κουμπί του ποντικιού λίγο πριν από ένα email και στη συνέχεια επιλέγουμε τα email που θέλουμε να μετακινήσουμε στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας
2. Δεύτερον, θα κάνουμε κλικ στο Ανεπιθύμητο και θα δούμε πώς θα μετακινηθούν τα email σε αυτόν τον φάκελο

Αν κατά τύχη έχουμε μετακινήσει κατά λάθος ένα μήνυμα στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, πρέπει να κάνουμε τα εξής:

1. Κάντε κλικ με το αριστερό κουμπί του ποντικιού στο Folders και μετά στο Ανεπιθύμητα
2. Μόλις μπούμε, κάνουμε κλικ στο κενό πριν από ένα email και στη συνέχεια ενεργοποιούμε το πλαίσιο δίπλα στα email που θέλουμε.
3. Τέλος κάνουμε κλικ στο Είναι ανεπιθύμητη αλληλογραφία και έτσι αυτά τα email θα επιστρέψουν στα εισερχόμενά μας

Οργάνωση σε φακέλους

Αν στον λογαριασμό μας στο Outlook ή σε οποιοδήποτε άλλο είδος αλληλογραφίας, έχουμε μια σειρά φακέλων, εδώ θα εμφανίζονται επίσης συγχρονισμένοι, να έχετε πρόσβαση στα διάφορα οργανωμένα email. Όταν εργαζόμαστε με email σε καθημερινή βάση, η δυνατότητα να τα οργανώνουμε σε φακέλους μας βοηθάει αναμφίβολα να είμαστε πολύ πιο παραγωγικοί στη δουλειά μας.

Χάρη σε αυτή τη δυνατότητα, η εύρεση ενός email όταν έχουμε μεγάλο αριθμό email στο δίσκο μας, θα είναι εύκολο, εφόσον καθώς Ας κρατήσουμε λίγη τάξη.

Γρήγορο φιλτράρισμα email από μια συγκεκριμένη επαφή

Αν χρειαστεί να δούμε τα email που έχουμε στείλει σε μια συγκεκριμένη επαφή ή που έχουμε λάβει από αυτούς, θα είναι εύκολο , χάρη σε αυτή τη φανταστική εφαρμογή που μας προσφέρουν τα Windows 8.Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στις "επαφές" στην αριστερή περιοχή και επιλέξτε το όνομα της επαφής που θέλουμε.

Επισυνάψτε ήχους από τη συσκευή εγγραφής σε ένα email

Αν συντάξουμε ένα νέο email, θα έχουμε την ευκαιρία να επισύναψη οποιουδήποτε τύπου αρχείου κάνοντας κλικ στο εικονίδιο κλιπ, που βρίσκεται στην πάνω δεξιά περιοχή. Από αυτό το μενού, θα έχουμε διαφορετικές επιλογές για επισύναψη, μία από αυτές μας επιτρέπει να ανοίξουμε το “ηχογράφηση” των παραθύρων 8. Με αυτόν τον τρόπο, στέλνουμε οποιοδήποτε Η έκφραση θα είναι κάτι γρήγορο και απλό.

Επισύναψη αρχείων σε μια οικιακή ομάδα

Με τον ίδιο τρόπο που μπορούμε να προσθέσουμε ήχους από τη συσκευή εγγραφής ήχου σε ένα email, μπορούμε επίσης να επισύναψη αρχείων που βρίσκονται στον υπολογιστή μας , στον λογαριασμό μας στο onedrive ή ακόμα και στην ίδια οικιακή ομάδα στο δίκτυο Wi-Fi μας.

Δείτε τις πληροφορίες των επαφών μας στα κοινωνικά δίκτυα

Χάρη στις επιλογές που έχει η εφαρμογή μας Outlook στη διεπαφή των Windows 8 Metro, έχουμε τη δυνατότητα πρόσβασης στις πληροφορίες των επαφών μας σε διαφορετικά κοινωνικά δίκτυα διαθέσιμο στο προφίλ σας.

Για να το κάνουμε αυτό, πρώτα από όλα, θα κάνουμε κλικ στο όνομα του αποστολέα ενός από τα email που έχουμε λάβει.

"

Μετά από αυτό, θα κάνουμε κλικ στο κουμπί Περισσότερες λεπτομέρειες>"

Καλώς ήρθατε στα Windows 8