Πώς να συγχρονίσετε κατηγορίες email του Outlook.com με το Outlook 2013

Πολλοί από εμάς που χρησιμοποιούν το Outlook.com επιθυμούν επίσης να επωφεληθούν από το συγχρονισμό με το Outlook 2013 (γνωστός και ως επιτραπέζιος υπολογιστής του Outlook) για πρόσβαση σε το email μας μέσω αυτής της εφαρμογής του Office.

Δυστυχώς, αυτός ο συγχρονισμός έχει ορισμένους περιορισμούς και αδυναμίες. Αυτό που έχω παρατηρήσει περισσότερο στην εμπειρία μου είναι ότι από προεπιλογή οι κατηγορίες email που εμφανίζονται στο Outlook.com δεν είναι συγχρονισμένες (οι κατηγορίες του Outlook είναι οι ισοδύναμες των ετικετών Gmail). Ωστόσο, κάνοντας κάποια έρευνα βρήκα μια λύση που επιτρέπει ναι βλέπουμε στο Outlook 2013 το κατηγορίες που έχουν εκχωρηθεί σε κάθε emailΑυτή η ανάρτηση εξηγεί πώς να την εφαρμόσετε βήμα προς βήμα.

Πώς λειτουργούν οι κατηγορίες του Outlook

Καταρχάς, νομίζω ότι είναι καλό να εξηγήσουμε ποιες είναι οι ιδιαιτερότητες του Outlook που μας οδηγούν σε αυτό το πρόβλημα, αλλά ταυτόχρονα να αφήσουμε την πόρτα ανοιχτή για τη λύση (αν και αν θέλετε μπορεί να κάνει κύλιση και να πάει κατευθείαν στα βήματα λύσης).

"

Όταν ξεκινήσαμε να χρησιμοποιούμε το Outlook.com (webmail) διαπιστώσαμε ότι αυτό το υπάρχει ήδη μια σειρά από κατηγορίες και φίλτρα από προεπιλογήπου λειτουργούν χωρίς να χρειάζεται να ρυθμίσουμε τίποτα. Μεταξύ αυτών των προεπιλεγμένων κατηγοριών βρίσκουμε τα ακόλουθα:"

• Ενημερώσεις κοινωνικής δικτύωσης: Ομαδοποιήστε email από το Twitter. Facebook, LinkedIn και τα παρόμοια
• Ενημερωτικά δελτία: εκχωρείται σε διαφημιστικά ή ενημερωτικά ενημερωτικά δελτία από εταιρείες
• Ομάδες: εκχωρείται σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από λίστες διανομής, όπως οι Ομάδες Google)
• Έγγραφα ή φωτογραφίες: εκχωρούνται σύμφωνα με τα συνημμένα που περιέχονται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Ενημερώσεις αποστολής: Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης αποστολής ομαδικών προϊόντων

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκχωρούνται σε αυτές και σε άλλες κατηγορίες χρησιμοποιώντας φίλτρα που παρέχονται από προεπιλογή, τα οποία δεν μπορούμε να επεξεργαστούμε ή καν να γνωρίζουμε ποιοι είναι οι κανόνες. Ωστόσο, μπορούμε δημιουργούμε νέα φίλτρα που εκχωρούν email σε αυτές τις κατηγορίες. Για παράδειγμα, εάν ανακαλύψουμε ότι η κατηγορία "Ενημερώσεις κοινωνικής δικτύωσης" χάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Pinterest, είναι δυνατός ένας νέος κανόνας ώστε τέτοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να εκχωρούνται σε αυτήν την κατηγορία.

Είναι επίσης δυνατό να δημιουργία νέων κατηγοριών, για τις οποίες μπορείτε να δημιουργήσετε τα αντίστοιχα φίλτρα και τους κανόνες τους και είναι επίσης δυνατό να επισημάνετε με μη αυτόματο τρόπο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τους εκχωρήσετε μια κατηγορία, είτε εγγενή είτε που δημιουργήθηκε από τον χρήστη.

"

Μια φορά εδώ, αν έχουμε πρόσβαση στο Outlook.com μέσω του Outlook 2013 και έχουμε δημιουργήσει ορισμένες κατηγορίες χρηστών>εμφανίζει τις τελευταίες (και μόνο το τελευταίο), αλλά σε περιορισμένο αριθμό τρόπο. Οι κατηγορίες στο Outlook 2013 έχουν χρώματα και σας επιτρέπουν να εκτελείτε ενέργειες αναζήτησης, αλλά αυτές οι κατηγορίες που συγχρονίζονται με την πρώτη ματιά δεν έχουν. Εμφανίζεται μόνο ένα άχρωμο μπλοκ με το όνομα της κατηγορίας."

"

Τι θα συνέβαινε αν στο Outlook 2013 δημιουργούσαμε μια κατηγορία με ακριβώς το ίδιο όνομα και της εκχωρούσαμε ένα χρώμα; Η απάντηση είναι ότι λειτουργεί για τους σκοπούς μας. Δημιουργώντας μια ισοδύναμη κατηγορία, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook.com με μια ετικέτα αυτού του ονόματος θα εμφανίζονται στο Outlook 2013 με τη διπλή κατηγορία>"

Το πρόβλημα που έχουμε να λύσουμε τώρα είναι τι να κάνουμε ώστε να συγχρονιστούν και οι εγγενείς κατηγορίες. Δείτε πώς μπορείτε να το αντιμετωπίσετε και να επιτύχετε τον πλήρη συγχρονισμό.

"Πρώτο βήμα: Μετατροπή όλων των εγγενών κατηγοριών του Outlook σε κατηγορίες χρηστών"

"

Όπως εξηγήθηκε προηγουμένως, οι πληροφορίες από τις κατηγορίες που δημιουργήθηκαν με μη αυτόματο τρόπο είναι ήδη διαθέσιμες στο Outlook για επιτραπέζιους υπολογιστές, αλλά όχι από τις εγγενείς ετικέτες που η Microsoft περιλαμβάνει από προεπιλογή στο webmail της. Για να το λύσουμε αυτό, πρέπει να μετατρέψουμε αυτές τις κατηγορίες σε κατηγορίες χρηστών"

Μπορούμε να το πετύχουμε δημιουργώντας ένα φίλτρο/κανόνα με την ακόλουθη δομή:

"

Για να δημιουργήσουμε τον κανόνα πρέπει να κάνουμε κλικ στο κουμπί επιλογών στην επάνω δεξιά γωνία, επιλέξτε Διαχείριση κανόνων>"

"

Αυτό πρέπει να επαναλαμβάνεται για όλες τις εγγενείς κατηγορίες που θέλουμε να εμφανίζονται στο Outlook 2013. Και ιδανικά, η κατηγορία του χρήστη> "

"

Μόλις γίνει αυτό, πιθανότατα θα θελήσουμε να απόκρυψη των αρχικών εγγενών κατηγοριών, ώστε να μην έχουμε τη λίστα ετικετών διάσπαρτη με διπλότυπα. Μπορούμε να το κάνουμε αυτό από τον πίνακα Διαχείριση Κατηγοριών>"

Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να βλέπουμε διπλότυπες κατηγορίες και ταυτόχρονα μπορούμε να εργαστούμε μόνο με κατηγορίες που μπορούν να συγχρονιστούν με την επιφάνεια εργασίας. Χρειαζόμαστε όμως ένα ακόμη βήμα για να ολοκληρώσουμε το κόλπο.

Δεύτερο βήμα: Δημιουργήστε στο Outlook 2013 μια ισοδύναμη κατηγορία για κάθε κατηγορία του Outlook.com

Τώρα έχουμε μόνο να δημιουργήσουμε τα ισοδύναμα στο Outlook 2013. Για να το κάνουμε αυτό, πρέπει να πάμε στο παράθυρο Κατηγορίες (Αρχική καρτέλα > Κατηγοριοποίηση > Όλες οι κατηγορίες) και δημιουργία νέου κατηγορίες που έχουν ακριβώς το ίδιο όνομα με τις ετικέτες του Outlook.com που θέλουμε να συγχρονίσουμε. Εάν υπάρχει διαφορά 1 χαρακτήρα, το Outlook δεν θα ταιριάζει μεταξύ της ετικέτας που προέρχεται από τον διακομιστή και αυτής που μόλις δημιουργήσαμε, επομένως πρέπει να ανησυχείτε για την αντιστοίχιση των ονομάτων.

Μετά αντιστοιχίζουμε ένα χρώμα σε κάθε ένα, και αν θέλουμε, μια συντόμευση πληκτρολογίου, και αυτό είναι! , όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook.com που συγχρονίζονται από εδώ και στο εξής θα περιλαμβάνουν την αντίστοιχη κατηγορία ή την αντίστοιχη ετικέτα χρώματος. Το καλύτερο από όλα είναι ότι είναι πραγματικός συγχρονισμός, επομένως όταν εκχωρείτε μια ετικέτα σε ένα email από την επιφάνεια εργασίας, αυτή η αλλαγή θα αντικατοπτρίζεται στον διακομιστή (εφόσον το τοπικό και τα ονόματα των κατηγοριών διακομιστών ταιριάζουν).

Μπόνους: γρήγορες αναζητήσεις από κατηγορίες

Για να αξιοποιήσουμε ακόμη περισσότερο τις κατηγορίες, μπορούμε να τις αγκυροβολήσουμε στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης (η λίστα με τα κουμπιά που βρίσκεται πάνω από την Κορδέλα) ένα φίλτρο για γρήγορες αναζητήσεις σύμφωνα με την κατηγορία.

"

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία αναζήτησης>" "

Φυσικά, από προεπιλογή η αναζήτηση του Outlook μας δίνει αποτελέσματα από όλους τους φακέλους αλληλογραφίας κατά την έναρξη της αναζήτησης από την καταχώρηση των εισερχομένων, και αυτό Η συμπεριφορά επηρεάζει επίσης το φίλτρο κατηγορίας που μόλις καρφιτσώσαμε.Αν θέλουμε να το αλλάξουμε για να λάβουμε αποτελέσματα μόνο από τον τρέχοντα φάκελο, πρέπει να πάμε στο Αρχείο (μπλε κουμπί) > Επιλογές > Αναζήτηση και εκεί να επιλέξουμε Συμπερίληψη αποτελεσμάτων μόνο από τον τρέχοντα φάκελο. Αν στο μέλλον θέλουμε να κάνουμε μια αναζήτηση που να περιλαμβάνει όλους τους φακέλους, δεν υπάρχει πρόβλημα, γιατί στο αναζήτηση υπάρχει η επιλογή αλλαγής αυτής της επιλογής για συγκεκριμένες περιπτώσεις (χωρίς αλλαγή της προεπιλεγμένης επιλογής)."